Oppdateringer
Tildelte vakter for perioden frem til og med 7 . januar, 2024 finnes nå i dugnadsdatabasen
Neste vaktperiode
Sist oppdatert: 2. desember, 2023
Neste periode: 8. januar til 4. februar, 2024
Reservasjonsfrist: fredag 22. desember, 2023
Vakter kan velges i databasen i periodden onsdag 27. desember - mandag 1.januar.
Planlagt dato for automatisk vaktfordering: tirsdag 2. januar, 2024.
Vakter i Olavshallen
Siden åpningen av Olavshallen i 1989, har Byåsen skolemusikkorps vært vertskap og billettkontrollører ved deres forestillinger. Dette har siden vært vår dugnad og hovedinntektskilde for korpset. Denne avtalen sikrer korpset en solid økonomi som gir handlingsrom for både gode musikalske og sosiale opplevelser.
Oppmøtested og informasjon om vakten
Praktisk informasjon om oppdraget som oppmøte, oppstart, planlagt avslutning og sted står på oppdragene dine som du finner i dugnadsdatabasen. . Det er lurt å kikke på denne i forkant av oppdraget.
Som regel har alle oppdrag i Store eller Lille sal i Olavshallen oppmøte på vaktrom i 4. etasje. Dersom dere er tidlig ute kan gitterene i første etasje være nede. Vent da på vaktleder ved gitter i 1. etasje på siden som vender mot Royal Garden.
Vakter på andre steder som f.eks. Nidelven og Royal Garden har somr egel samme oppmøtested som i Olavshallen, kontakt vaktleder om du er usikker.
Vakter for BSMK, vil ha spesifisert oppmøtested. Dette er f.eks Byåsen skole, Festsalen, Byåsen Kirke, Heimdal vgs eller annet spesifisert.
Antrekk
Sort skjorte/bluse og sort (mørk) bukse/skjørt som passer til våre sorte vaktjakker. Sorte sko. F.eks. dongeri/joggesko er IKKE tillatt som vaktantrekk.
Oppmøte
Registrering av oppmøte
Det er vesentlig for korpset at alle oppdrag i Olavshallen gjennomføres med fullt mannskap. Det foreligger ingen reserver, og alle må møte for at oppdraget skal kunne gjennomføres på en sikker måte. Rutiner for bytting og reservasjon er derfor tilrettelagt.
Vaktleder registrerer oppmøte i dugnadsdatabasen.
Sent ute ved oppmøte
Forsøk etter beste evne å møte til angitt oppmøtetid. Hvis man blir forsinket skal vaktleder varsles så snart som mulig. I dugnadsdatabasen finner du navn og telefonnummer til vaktleder under MINE OPPDRAG. Dersom vaktleder vet at du er på vei men noen minutter forsinket trenger han eller hun ikke å bruke tid på å etterlyse deg.
Uteblivelse
Vaktleder er avhengig av å ha fullt vaktlag, - dvs alle må møte presist i henhold til oppdragets oppmøtetidspunkt. Hver enkelt er ansvarlig for å stille på de oppdrag som tildeles, eller finne en stedfortreder hvis en selv ikke kan møte. Korpset har veletablerte rutiner for å bytte. Disse må alltid anvendes dersom en selv ikke kan stille. Når du klikker deg inn på et av oppdragene dine finner du en liste med folk som ikke har reservert seg mot oppdraget og forslag til vakter du kan bytte med dem. Der står også kontaktinfo slik at det skal være enkelt å kontakte hverandre med direkte spørsmål.
Tips: Vær proaktiv og benytt muligheten for å legge inn reservasjoner for dager / perioder hvor deltagelse er vanskelig. Dette reduserer tildeling av oppdrag på dager du ikke kan møte.
Bruk av Dugnadsdatabasen
Reservasjon enkeltdager
Det er i utgangspunktet ikke lov til å reservere seg i lengre peroder direkte i dugnadsdatabasen. Det må da søkes om fritak!
Fritak for enkelte dager og/eller kortere perioder
Enhver har dager eller perioder hvor man er opptatt, og hvor man ønsker å unngå tildeling av oppdrag. Reservasjoner for kortere perioder registreres på http://dugnadsdatabase.appspot.com.
Når den oppgitte reservasjonsfristen er utløpt vil du motta en reservasjonsbekreftelse på epost som sier hvilke dager du har reservert deg. Dersom det er noe som ikke stemmer med reservasjonene kan du fortsatt rette det opp i dugnadsdatabasen, men det bør gjøres så fort som mulig og senest før "planlagt dag for automatisk vaktfordeling" som finnes øverst på denne siden.
Bytting av Vakt
Etter at alle oppdrag er fordelt for en periode blir det sendt ut melding på Tutti om å gå inn i dugnadsdatabasen og sjekke hvilke oppdrag du har fått tildelt.
Dersom du har fått oppdrag som du ikke kan gjennomføres p.g.a. annen aktivitet er du selv ansvarlig for å finne en erstatter eller bytte med en annen vakt. En oversikt over alle vakter i neste periode med vaktlag kan finnes HER. Denne kan du bruke for å finne en vakt du kunne tenke deg å bytte med.
Du kan også gå inn på oppdraget du vil bytte i dugnadsdatabasen, og trykke på lenken "Hvem kan bytte?". Du vil da få opp en liste over foresatte som ikke har reservert seg mot den aktuelle vakten, og som også har oppdrag som du ikke har reservert deg mot selv.
Viktig: Sjekk alltid tildelte oppdrag så raskt som mulig etter at oppdrag for neste periode er fordelt. Hvis behov, - bytt umiddelbart.
Ved bytting av vakt, skal én av vaktlederene varsles, slik at byttet blir registrert i dugnadsdatabasen. Hvis vaktleder ikke varsles om bytting er man fremdeles ansvarlig for den vakta man har fått tildelt.
Søknad om Fritak
Spesielle arrangement
Spesielle arrangement er Trøndersk Mesterskap (TM i Februar), NM Janitsjar (Mars) og 17.mai. For disse arrangmentene må det fylles ut en særskilt søknad.
Skjema for fritak Spesielle arrangment
Langvarig fritak
For fritak lengre enn en vaktperiode (4 uker), må det sendes inn en søknad. Søknad om fritak sendes til styret gjennom skjema. Søknaden må inneholde en kort beskrivelse av årsak og varighet. Dette gjelder både olavshallen og korpsets egne arrangement.
Skjema for fritak Generell Dugnad
Dersom dere ønsker å gi en lengre begrunnelse kan dere sende en e-post eller ringe til leder.
Manuell tildeling; oppdrag på dagtid
Det forekommer en del oppdrag på dagtid (hverdager), som i utgangspunktet blir fordelt mellom de som på forhånd har meldt fra at de kan ta oppdrag av denne type, men alle kan velge ledige dagoppdrag fra selvbetjeningsløsningen på nett.
(https://dugnadsdatabase.appspot.com/dagoppdrag)
Oppdrag av denne type tildeles ved selvbetjening eller manuelt. Liste over dagoppdragene sendes ut pr e-post. Dersom du velger oppdrag i selvbetjeningsløsningen blir det umiddelbart tildelt og du er sikret oppdraget. Dersom du sender svar på e-post blir oppdraget fordelt til dem som har minst belastning fra før, dersom ingen andre allerede har valgt oppdraget.
Bruk selvbetjeningsløsningen dersom du VIL ha et gitt dagoppdrag. Send e-post dersom du KAN ta et gitt dagoppdrag.
Send en e-post til dugnadsleder for å stå på listen som tilgjengelig på dagtid.
Obligatorisk Vaktkurs
For å opprettholde avtalen med Olavshallen må det gjennomføres et årlig instruks og sikkerhetskurs. Kurset er obligatorisk og er en innføring i instrukser og rutiner for nye vakter, og en oppfrisking for de som har vært med en stund.
Vaktkursene blir holdt på starten av høstsemesteret.
Kontaktinfo
Generell info om samarbeidet med Olavshallen
Byåsen skolemusikkorps har hatt avtalen med olavshallen i mer enn nesten 35 år. Dette er en flott dugnad der en står tørt og fint, samt at en av og til har mulighet for å få med seg kulturelle innslag av stor variasjon. Dugnaden er en viktig og stabil inntektsskilde for korpset. Korpset har også samarbeid med andre grupper for å kunne dekke opp alle vaktene. For tiden er dette Byåsen Musikkorps, 2 russegrupper og Grenaderen. Dette er viktig for å kunne dekke opp de oppdragene vi har i løpet av året.
Vaktbelastningen gjennom året kan variere og naturlige topper er i perioden før jul, før påske og i mai med konfirmasjoner og navnedager.